「ダイニー勤怠」でシフト作成時間を約3時間削減！複数ツールの一元化で業務効率化を実現

株式会社Pay it Forwardは、東京都の錦糸町エリアを中心に、居酒屋を6店舗を運営しています。飲食店運営における新たなスタンダードを創るべく、労働環境の改善やフードロスの削減、利益率の向上に取り組んでいます。2022年3月からダイニーの全サービスを順次導入。2024年10月にはスタッフのシフト・勤怠・給与管理を一元管理する「ダイニー勤怠」を全店へ導入しました。「ダイニー勤怠」を導入してどのような変化があったのか、管理本部部長の黒木さまと、「ヤキトリネクストサークル」店長の大森さまに伺いました。

1. 導入のきっかけ

バラバラなシステム運用と非効率な人件費管理からの脱却 

シフト作成において以前は、グループLINEでの希望シフト回収、Excelへの転記、別システムへの打ち込みという三度手間が発生していました。グループLINEでの回収率は期限内に30%程度にとどまり個別連絡の負担も大きく、中にはExcelが苦手で紙でシフトを作る店長もいるなど、会社全体の運用がバラバラでした。

また、人件費管理もExcelで行っていたため勤怠システムとデータが連動せず、月の前半で人件費が予算を超えると後半のシフト人数が厳しくなるという課題を抱えていました。希望シフトの回収から勤怠・給与管理までをひとつのシステムで完結でき、自社が求める効率化をすべて実現できる「ダイニー勤怠」は導入しない手はないと考えました。

2. 実際の成果

シフト回収率90%・作成は約3時間減！リアルタイムな人件費管理に加え、モチベーション向上も実現 

導入後、大きく3つの成果が得られました。

① 回収率90%達成とシフト作成時間の約3時間削減 

スタッフからのシフト回収率が30%から90%へと飛躍的に改善し、個別連絡の手間が大幅に減少しました。また、ダッシュボード上で直感的にシフトを作成できるようになり、Excelへの転記や打ち込み直しの煩わしさが一切解消され、シフト作成時間を1回あたり約3時間削減できました。

② リアルタイムな人件費把握によるシフト調整の最適化 

リアルタイムで人件費や人件費率が計算されるため、月の前半に予算を超過して後半にシフトが厳しくなるといった事態を防げるようになりました。各個人のスキルに依存することなく、常に適正な人数でシフトを組める状態が実現しています。

③ スタッフの成長可視化とモチベーション向上

 一人ひとりの成長過程が可視化され、店長からのコメントを通じて密なコミュニケーションが生まれました。自分の働きぶりを見てもらえているという実感がスタッフのモチベーションアップにつながり、店舗全体の士気向上と成長の後押しに貢献しています。

3. 成功の秘訣

LINE連携による連絡の自動化と「ダイニー勤怠」ならではの機能活用

大幅な業務効率化と定性的な成果を実現できた要因は、システムによる「連絡の自動化」と「データの可視化」です。公式アカウントからの自動リマインド機能を活用することで、店長が追客せずとも自然にシフトが集まる状態が実現できました。

また、売上予算と目標人件費率に基づいた「モデルシフト（※）」の活用により、時間帯ごとの適正人数を常に可視化し、誰でも迷わず標準化されたシフトを作成できるオペレーションが定着しています。さらに「目標設定・振り返り機能」を活用したことが、単なる作業の効率化にとどまらない、店舗全体の士気向上という独自の成功事例を生み出しました。

(※)モデルシフト：売上予算と目標人件費率に基づいて、時間帯ごとの適正な人員を可視化したシフトのこと

担当者さまより一言

ダイニーは「飲食店のインフラです」

飲食業に関わって最初に感じたのは、店長の業務量の多さと、複数のシステムを使って作業しなければならない非効率性でした。飲食店での注文から決済、スタッフの管理にあたるところまで、あらゆるシステムをダイニーで一元化することで、データや管理業務がひとつに集約され、業務効率が大幅に上がりました。店長の育成コストも軽減され、どの店舗でも、どの店長でも成功事例を生み出せるような店舗運営が実現できています。