株式会社Pay it Forwardは、東京都の錦糸町エリアを中心に、居酒屋を6店舗を運営しています。飲食店運営における新たなスタンダードを創るべく、労働環境の改善やフードロスの削減、利益率の向上に取り組んでいます。2022年3月からダイニーの全サービスを順次導入。2024年10月にはスタッフのシフト・勤怠・給与管理を一元管理する「ダイニー勤怠」を全店へ導入しました。「ダイニー勤怠」を導入してどのような変化があったのか、管理本部部長の黒木さまと、「ヤキトリネクストサークル」店長の大森さまに伺いました。

複数のツールを横断する状態から脱却するべく「ダイニー勤怠」を導入

ー「ダイニー勤怠」を導入した目的は

大森さま：一番の導入目的は、シフト作成の効率化です。これまでは複数のツールを使う必要があり、シフト作成に多くの時間と労力がかかっていました。スタッフの希望シフトの回収は、グループLINEで行っていました。他社の勤怠管理ツールのリンクをグループLINEに共有していたのですが、提出期限内に30%程度しか集まらない状況で、グループでリマインドしたり、個別連絡を行う必要がありました。

その後、集まった希望シフトをcsv形式でダウンロードし、Excelに転記してからシフト表を作成し、そのデータを再度勤怠ツールに打ち込み直すという、三度手間の状態でした。中にはExcelが苦手で紙でシフト表を作成する店長もいて、会社全体の運用自体がバラバラでした。

そんな時にダイニー代表の山田さんから「ダイニー勤怠」の提案があり、「まさに自社が求めているツールだ」と感じました。希望シフトの回収が自動化するだけでなく、一つのシステムでシフト作成から勤怠・給与管理まで完結するので、今まで感じていた課題をすべて解決することができ、導入しない手はないと思いました。

ー人件費の管理はどのように行なっていたか

黒木さま：これまでは、人件費の管理もシフト作成と同様にExcel上で管理していました。月の前半と後半に分けて売上や人件費の予算を立て、大まかに人件費率の概算を出していました。ここでも、Excelのデータと勤怠システムのデータが連動していないことが不便でした。月の前半で人件費が予算を超えた際は、後半のシフトを再調整する必要があり、シフト人数が厳しくなることが多々ありました。店長によってスキルや慣れが違うため、人件費の管理に時間がかかることもありました。

シフト回収率60%アップ！目標設定機能でスタッフの成長も実感

ー「ダイニー勤怠」を導入してどんな変化があったか

黒木さま：シフトの作成時間を、1回あたり約3時間削減することができました。

まず、希望シフトの回収やリマインドなど、スタッフへの連絡が自動化され、リマインドの漏れがなくなりました。加えて、「ダイニー勤怠」は公式アカウントからスタッフ個人に連絡されるため、各スタッフへの訴求力も高まりました。その結果、シフト回収率が30%から90%になり、個別連絡の時間が大幅に減少しました。

シフトの作成においては、「ダイニー勤怠」1つで完結するので作業時間が大幅に効率化されました。ダッシュボードに表示される希望シフトを見ながら直観的にシフトを作成できるようになり、以前のようにデータをExcelに転記したり、Excelで作ったシフトを打ち込み直すなど、複数ツールを利用する煩わしさが一切無くなりました。

また、予算に合わせたモデルシフト(※)を一度設定すると、時間帯ごとに必要なスタッフの理想人数が表示されるので、過不足を確認しながらシフトを調整できて非常に便利です。リアルタイムで人件費や人件費率が計算されるので、随時調整できる点も効率化の促進につながっています。

(※)モデルシフト：売上予算と目標人件費率に基づいて、時間帯ごとの適正な人員を可視化したシフトのこと

また、確定したシフトはリアルタイムで最新版が反映されているので、シフトを変更するたびにExcel上のデータを変更して、スタッフに送り直すという手間が一切不要になりました。これらのことから、店長の作業時間が大幅に削減されただけでなく、各個人のスキルに依存しないシフト作成が可能となり、店長となる人材を育成するコストの削減も期待できると考えています。

ー他にはどのような変化があったか

大森さま：スタッフのスキルアップを目的とした、打刻時の目標設定・振り返り機能（※）を活用することで、スタッフの成長を可視化することができています。

※「ダイニー勤怠」のスキル管理機能。スタッフが出勤の打刻時に1日の目標を入力し、退勤時に1日の振り返りを入力する仕組み。現在は検証中の機能のため一部店舗ではご利用いただけません。

各スタッフの1日の目標や仕事ぶりを具体的に可視化できるため、スタッフ一人ひとりの成長過程がひと目でわかるようになりました。店長がスタッフへコメントを送ることができるため、密なコミュニケーションをとることができています。また、スタッフにとっては、自分の働きぶりを見てくれていることを認識する機会にもなっているようで、モチベーションアップにつながり、店舗全体の士気向上とスタッフの成長の後押しになっていると感じています。

ーダイニーを一言で表すと？

黒木さま：ダイニーのビジョンと重なるのですが、「飲食店のインフラ」です。

私が飲食業に関わって最初に感じたのは、店長の業務量の多さと、複数のシステムを使って作業しなければならない非効率性でした。さらに、システムごとに税込・税抜、小数点の切り捨てなど、データの持ち方が異なっているため、複数のシステムのデータを合わせて計算したい時に、数字がずれてしまうことに不便を感じていました。

飲食店での注文から決済、スタッフの管理にあたるところまで、あらゆるシステムをダイニーで一元化することで、データや管理業務がひとつに集約され、業務効率が大幅に上がりました。店長の育成コストも軽減され、どの店舗でも、どの店長でも成功事例を生み出せるような店舗運営が実現できています。

さらに今後期待するのは、仕入れ管理の一元化です。ダイニーが、すべての人の“飲食”のインフラをめざしてさらに発展していくことを楽しみにしています。