シフト管理を効率化！勤怠管理システムの失敗しない選び方と注意点

「毎月のシフト作成に何時間もかかっている」「タイムカードの集計ミスがなくならない」
人手不足が深刻な飲食店において、こうしたバックオフィス業務の負担は大きな課題です。そこでおすすめなのが、「飲食店向け勤怠管理システム」の導入です。
この記事では、飲食店特有の悩みを解決する勤怠管理システムの選び方から、導入による具体的なメリット、失敗しないための注意点までをわかりやすく解説します。

飲食店向け勤怠管理システムとは？

飲食店向け勤怠管理システムとは、従業員の出退勤記録からシフト作成、給与計算用のデータ集計までをデジタル化し、一元管理するツールです。従来のタイムカードや手書きの管理とは異なり、現在はインターネットを経由して利用するクラウド型が主流となっています。
このシステムを導入することで、リアルタイムでの労働時間管理や、複数店舗の状況把握が容易になります。特に、アルバイトやパートの従業員が多く、シフト調整が複雑になりがちな飲食店において、バックオフィス業務の効率化とコンプライアンスの両面で不可欠な基盤となります。

飲食店向け勤怠管理システムの種類と選び方

自店舗の課題解決に最適なシステムを選ぶためには、システムごとの強みや特徴を理解することが重要です。飲食店特有の複雑なシフト管理に特化したものから、事務作業の効率化を重視したものまで、さまざまなタイプが存在しますが、選定時に着目すべき4つのタイプについて解説します。

シフト管理に特化
複雑なシフト作成の負担を軽減したい店舗には、シフト管理機能が充実したタイプが適しています。従業員が自身のスマートフォンから希望シフトを提出し、管理者がシステム上で調整して確定させるだけで、シフト表が自動作成されます。また、人件費率をリアルタイムで算出する機能や、人員不足の時間帯を可視化する機能を備えていることが多く、適正な人員配置を支援します。急な欠勤が発生した場合のヘルプ募集や、LINEなどのチャットツールと連携してシフトを通知する機能など、現場の運用負荷を下げる機能が豊富です。

複数店舗管理に強みを持つタイプ
チェーン店や多店舗展開を行っている企業には、複数店舗の勤怠データを一元管理できるタイプが推奨されます。本部やエリアマネージャーが各店舗の出勤状況や人件費をリアルタイムで確認できるため、特定の店舗への負荷の偏りや過重労働を早期発見することができます。さらに、店舗間での従業員のヘルプ移動に対応した管理機能を持つシステムであれば、応援勤務時の給与計算や労務管理もスムーズに行うことが可能となります。店舗ごとのデータを横断的に分析・比較することで、経営判断に必要な指標を迅速に抽出できる点も大きなメリットです。

給与計算と連携できるタイプ
毎月の給与計算にかかる事務作業を削減したい場合は、給与計算システムとの連携がスムーズなタイプがおすすめです。勤怠データをCSV形式で出力して給与計算ソフトに取り込む、あるいはAPI連携によってボタン一つでデータを同期するなど、手入力の手間を省くことが可能です。手作業によるデータ移行は、入力ミスや計算ミスなどの人的ミスの原因となりますが、システム連携を行うことで、これらのリスクを防ぎ、給与計算業務の正確性とスピードを大幅に向上させることができます。現在利用している給与ソフトがある場合は、そのソフトと連携可能かを確認することが選定前に必要です。

法改正に対応できるタイプ
コンプライアンス遵守を最優先する場合は、法改正への対応力が高いクラウド型のシステムが最適です。労働基準法や働き方改革関連法は頻繁に改正されますが、サポート体制が整ったクラウド型であれば、ベンダー側でシステムが自動更新されるため、店舗側で特別な対応をする必要がありません。残業時間の上限規制や有給休暇の取得義務（年5日）など、管理が複雑な項目についても、システムのアラート機能などがサポートします。意図しない法令違反のリスクを回避し、安心して店舗運営を継続するためには、法改正対応への信頼性が高いシステムを選ぶことが重要です。

飲食店向け勤怠管理システムのメリット

飲食店に勤怠管理システムを導入する最大の利点は、複雑な労務管理業務を大幅に効率化できる点です。パートやアルバイトが多く、シフトが不規則になりがちな飲食店では、手作業による管理に限界があります。システム化により、店長の事務負担を軽減するだけでなく、正確な労働時間管理によって従業員の信頼獲得にもつながります。ここでは、具体的な4つのメリットについて解説します。

シフト作成や管理の効率化

勤怠管理システムは、シフト作成にかかる時間と手間を劇的に削減します。従来は従業員から紙やメールで希望を集め、Excelなどに転記して調整する必要がありましたが、システムならスマホアプリから提出された希望が自動で反映されます。転記ミスや連絡漏れがなくなり、シフト作成業務の時間を大幅に短縮できます。

目標人件費の達成

従業員の労働時間をリアルタイムかつ正確に把握できる点も大きなメリットです。打刻データが即座に集計されるため、月半ばであっても人件費の概算や残業時間の状況を確認することができます。これにより、月末になってからの「想定外の人件費超過」や「長時間労働の発覚」といった事態を未然に防ぐことができます。

労務観点での労働時間管理

所定の労働時間を超えそうな従業員がいる場合、管理者へ自動でアラート通知を送る機能が有効です。また、1分単位での正確な勤怠記録は、労働時間の端数切り捨てなどの不適切な処理を排除し、適正な給与支払いを保証します。結果として、従業員との信頼関係が深まり、離職率の低下にも寄与します。

法令遵守のサポート

システムを活用することで、複雑な労働関係法令を遵守しやすくなります。労働基準法や働き方改革関連法は定期的に改正されますが、日々の業務に追われる飲食店がすべてを自力で把握し、運用に反映させるのは困難です。クラウド型のシステムであれば、法改正に合わせて自動で機能がアップデートされます。
例えば、年5日の有給休暇取得義務について、取得期限が迫っている従業員と管理者の双方に通知を行い、取得漏れを防ぎます。また、休憩時間が法定通りに取得されているかも自動チェック可能です。コンプライアンスリスクを低減することは、店舗の社会的信用を守り、健全な経営を続けるための基盤となります。

飲食店向け勤怠管理システム導入の注意点

導入コストと運用コスト

システム導入には、初期費用と毎月のランニングコストが発生します。クラウド型の場合、初期費用は無料から数万円程度と幅があり、月額費用は従業員1人あたり数百円程度が相場です。これに加え、打刻用のタブレット端末やICカードリーダーなどのハードウェア購入費が必要になるケースもあります。単に費用の安さだけで選ぶのではなく、機能とコストのバランスを見極めることが重要です。例えば、多機能なシステムを導入しても使いこなせなければ無駄なコストになります。一方で、導入によって店長の残業時間が減り、人件費削減につながれば、システム利用料以上の投資対効果が得られます。店舗の規模や予算に合わせて、費用対効果を慎重にシミュレーションする必要があります。

ITリテラシーへの対応

飲食店には、学生から高齢のパートタイマー、外国人スタッフまで、幅広い年齢層や属性の従業員が在籍しています。そのため、全員が新しいデジタル機器やアプリの操作にすぐ馴染めるとは限りません。操作が複雑なシステムを導入すると、打刻ミスやシフト提出の遅れが頻発し、かえって管理の手間が増える可能性があります。導入時は、ITリテラシーに自信がないスタッフでも直感的に操作できる、画面が見やすくシンプルなシステムを選ぶことが大切です。また、運用開始時にはマニュアルを配布したり、説明会を開いたりするなどのサポート体制を整えましょう。操作に慣れるまでの期間を設け、現場の混乱を最小限に抑える工夫が求められます。

システムトラブルのリスク

クラウド型の勤怠管理システムはインターネット通信を前提としているため、ネットワーク障害やサーバーダウンなどのトラブルリスクがあります。インターネット回線が不通になった場合、リアルタイムでの打刻ができなくなる恐れがあります。また、打刻用のタブレット端末の故障やバッテリー切れなども想定されるトラブルのひとつです。こうした事態に備えて、オフラインでも打刻データが一時保存される機能を持つシステムを選ぶと安心です。また、システムが利用できない緊急時には紙の出勤簿で対応するなど、アナログでの代替手段をルール化しておくことも重要です。リスクを完全にゼロにすることは難しいため、トラブル発生時の運用フローを事前に確立しておくことが、安定した店舗運営につながります。

飲食店の勤怠管理システムに関するよくある質問

パソコンがなくても導入できる？

多くのクラウド型システムは、スマートフォンやタブレット端末での利用を前提に設計されているため、パソコンがない店舗でも、勤怠管理システムを導入することは可能です。インターネット環境と、iPadなどのタブレットが1台あれば、打刻機として機能させることができます。管理業務に関しても、店長が自身のスマートフォンを使って、シフト作成や承認、勤怠状況の確認を行えるアプリが提供されている場合がほとんどです。ただし、初期設定や複雑なデータ分析など、一部の高度な機能についてはパソコン画面の方が操作しやすいケースもあります。導入前に、スマートフォンやタブレットのみで全ての運用が完結するかどうか、メーカーに確認しておくと安心です。

個人経営の小さな店舗でも導入メリットはありますか？

スタッフが数名であっても、毎月のタイムカード集計や給与計算、シフト調整には意外と多くの時間が割かれているほか、手計算によるミスや、労働基準法の把握漏れといったリスクは、店舗規模に関わらず存在します。システムを導入することで、オーナーや店長は事務作業から解放され、本来注力すべきメニュー開発や接客、販促活動に時間を使うことができるようになります。例えば、月額数千円のコストで毎月数時間の事務作業を削減できれば、費用対効果は非常に高いと言えます。小規模店舗向けの安価なプランを用意しているサービスも多いため、まずは無料トライアルなどで試してみることをおすすめします。

まとめ：飲食店の勤怠管理システムを活用して業務効率化を図ろう

この記事では、飲食店における勤怠管理システムの重要性と選び方、導入のメリットについて解説しました。改めて重要なポイントは下記です。

• シフト管理の効率化：スマホ申請と自動作成で、店長の調整負担を大幅に削減できる。
• 人材配置・人件費率の最適化：1分単位の記録と不正打刻防止で、適正な給与計算と信頼関係を構築する。
• 法改正への自動対応：クラウド型なら常に最新の法令に対応し、コンプライアンスリスクを防ぐ。
• 店舗タイプ別の選定：単店舗か多店舗か、給与ソフトとの連携など、自店の課題に合った機能を選ぶ。

勤怠管理システムは、単なる事務処理ツールではなく、店舗の利益体質を強化し、従業員が安心して働ける環境を作るための重要な投資です。まずは自店舗の課題を明確にし、最適なシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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