勤怠表とは？書き方完全ガイド｜法的必須項目・保存期間・労基署対策まで徹底解説

働き方改革関連法の施行や相次ぐ法改正により、従業員の労働時間を正しく記録・管理することは、企業のコンプライアンスにおいて最も重要な責務となっています。しかし、現場では「1分単位の記録は必須なのか」「休憩時間や中抜けの扱いはどうすればいいのか」といった疑問や、自己流の運用によるトラブルが後を絶ちません。
勤怠管理の不備は、未払い残業代の請求や労働基準監督署からの是正勧告など、経営に直結するリスクを招きます。
本記事では、勤怠表の法的な定義から、絶対に外せない必須項目、具体的な書き方の実例、さらには労働基準監督署の調査対策までを網羅的に解説します。エクセル管理と勤怠ツールの比較も交えながら、自社に最適な管理方法を見つけるための手引きとしてご活用ください。正しい知識を身につけ、リスクのない健全な組織づくりをめざしましょう。

勤怠表とは

勤怠表とは、従業員の始業・終業時刻や休憩時間などを記録し、日々の労働時間を管理するための帳票です。企業には労働安全衛生法により、労働時間を客観的に把握する義務が課せられています。
これは給与計算の基礎となるだけでなく、過重労働の防止や法的な証拠としても重要な役割を果たします。本章では、勤怠表の基本的な定義や、出勤簿やタイムカードとの違い、および管理の必要性について解説します。

勤怠表の定義と役割

勤怠表は、従業員の勤務実態を正確に記録し、管理するための書類です。記載すべき項目は、出勤・退勤の時刻にとどまらず、休憩時間、残業時間、休日出勤、有給休暇の取得状況など多岐にわたります。
この書類には、大きく2つの役割があります。
・給与計算の根拠
労働時間に応じた適正な賃金（残業代や深夜割増賃金を含む）を算出するための基礎データとなります。
・法令遵守と健康管理
労働基準法や労働安全衛生法に基づき、長時間労働の是正や従業員の健康を守るための判断材料とします。

単なる時間の記録ではなく、企業と従業員の双方を守るための公的な記録としての性質を持ちます。

出勤簿・タイムカードとの違い

「勤怠表」「出勤簿」「タイムカード」は混同されやすい言葉ですが、厳密には役割や範囲が異なります。それぞれの違いを整理すると以下のようになります。

項目	出勤簿	タイムカード	勤怠表
定義	法定三帳簿のひとつ	打刻記録そのもの	統合的な管理帳票
主な役割	始業・終業の記録（法的義務）	時刻の証明	残業計算・休暇管理・給与連携
形式	形式不問	紙・ICカードなど	エクセル・システムなど

・出勤簿
労働基準法で作成が義務付けられている「法定三帳簿」のひとつです。
・タイムカード
打刻機（タイムレコーダー）を使って出退勤時刻を記録する「紙のカード」や「媒体」そのものを指します。あくまで時刻の記録であり、それ単体では労働時間の集計や休暇の種別管理までは完了していません。
・勤怠表
実務上、出勤簿の機能を持ちつつ、さらに残業時間の計算や休暇管理などを統合して管理できる帳票全体を指す言葉として使われます。
現在では、これらを統合して管理できる勤怠管理システムが主流になりつつあります。

なぜ適切な管理が必要なのか

適切な勤怠管理が必要とされる最大の理由は、企業のリスクマネジメントにあります。管理がずさんな場合、以下の問題を引き起こす原因となります。
・法的な処罰のリスク
2019年の法改正により、企業は労働者の労働時間を客観的に把握する義務が強化されました。違反や不適切な管理は、労働基準監督署による指導の対象となります。
・未払い賃金トラブル
正確な記録がない場合、従業員から未払い残業代を請求された際に反証できません。結果として、遡及して多額の支払いを命じられる可能性があります。
・過重労働の見落とし
労働時間が可視化されていないと、特定の従業員への業務集中や長時間労働に気づけません。これは健康被害や労災認定につながる重大な問題です。
正確な勤怠表の作成は、事務作業にとどまらず、コンプライアンス経営の第一歩といえます。

勤怠表の法的必須項目

勤怠表に記載すべき項目は、企業が自由に決めてよいわけではありません。厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」により、必須項目が明確に定められています。
これらが欠けていると、労働基準監督署の調査で指摘を受けるだけでなく、労務トラブルの際に企業側が不利な立場に置かれます。ここでは、法的に求められる必須項目と、実務上の運用ルールについて解説します。

厚労省が定める適正な把握項目

厚生労働省のガイドラインでは、使用者が労働時間を適正に把握するために、以下の項目を記録することを求めています。
・氏名
・労働日ごとの日付
・始業・終業時刻
・休憩時間

特に重要なのが「始業・終業時刻」の確認方法です。原則として、使用者が自ら現認するか、タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録などの客観的な記録を基礎として確認し、記録しなければなりません。
自己申告制による記録は、直行直帰などやむを得ない場合にのみ認められる例外的な措置です。原則は客観的な記録が必要である点を理解しておきましょう。

1分単位の記録と端数処理のルール

労働時間の記録と賃金計算は、原則として1分単位で行う必要があります。日々の始業・終業時刻において「15分単位で切り捨て」といった運用を行うことは、労働基準法違反となるため注意が必要です。
ただし、1か月単位の残業代等の集計においてのみ、例外的な端数処理が認められています。
・1か月の総労働時間の端数が30分未満の場合：切り捨てて計算できる
・1か月の総労働時間の端数が30分以上の場合：1時間に切り上げて計算する

このルールはあくまで「1か月の残業時間の総枠」などに対する事務処理上の特例です。日々の打刻時間を丸めることは認められていません。

休憩・休日記録と未払い賃金リスク

実働時間だけでなく、休憩時間や休日の種別も正確に記録しなければなりません。休憩時間が正しく記録されていないと、休憩を取れていないとみなされ、その時間分の賃金を請求されるリスクがあります。
また、休日労働を記録する際は、「法定休日」と「所定休日」の区別が重要です。どちらの休日に働いたかによって割増賃金の計算率が変わるため、勤怠表上で明確に区別できる形式にします。

休日区分	定義	割増賃金率
法定休日	法律で定められた週1回（または4週4回）の休日	35%以上
所定休日	企業が独自に定めた法定外の休日	25%以上 ※週40時間超の場合

有給休暇の取得状況

2019年の法改正により、年10日以上の有給休暇が付与される労働者に対し、年5日の取得が義務化されました。これに伴い、使用者は「年次有給休暇管理簿」を作成し、3年間保存しなければなりません。
管理簿には以下の3点を記録する必要があります。
・時季（実際に取得した日付）
・日数（取得した日数）
・基準日（有給休暇を付与した日）

勤怠表で日々の有給取得状況を正確に記録し、それを管理簿へ反映させる運用が一般的です。取得義務を果たしていない場合、従業員1人あたり30万円以下の罰金が科される可能性があります。

勤怠表の書き方と記入例

勤怠表を正しく記入することは、企業と従業員双方を守るための第一歩です。記入ルールが曖昧だと、給与計算の間違いや労使間の不信感につながります。
基本となる始業・終業の記録はもちろん、遅刻や早退、近年増加しているテレワーク特有の記録方法まで、具体的な書き方と計算のロジックを解説します。正確な記録が、適正な労務管理の土台となります。

始業・終業時刻の記録方法

始業と終業の時刻は、単に会社に到着した時間や帰宅した時間ではなく、実際に指揮命令下で業務を行った時間を記録します。上司の指示による着替え、掃除、朝礼などの準備時間も労働時間に含まれます。
そのため、タイムカードの打刻時刻と実労働時間にズレが生じる場合があります。乖離が大きい場合は、備考欄に理由（「電車遅延のため」「業務終了後の私用による滞留」など）を記載し、客観的な整合性を保つ工夫が必要です。

残業時間と割増賃金の算出

残業時間は、始業から終業までの拘束時間から休憩時間を引いた「実働時間」を基に算出します。この際、法定労働時間（1日8時間・週40時間）を超えたかどうかが割増賃金の分岐点となります。
勤怠表上ではこれらを明確に区別して集計できるフォーマットにしておくことが、給与計算ミスを防ぐポイントです。

残業区分	定義	割増賃金率
法定内残業	所定時間は超えているが、法定時間（1日8時間・週40時間）内	1.00倍（通常賃金）
法定外残業	法定労働時間（1日8時間・週40時間）を超えた場合	1.25倍以上

遅刻・早退・外出の扱い

ノーワーク・ノーペイの原則に基づき、遅刻や早退によって労働しなかった時間は、給与から控除するのが一般的です。そのため、所定の時刻との差分を正確に記録する必要があります。
特に「業務上の外出（労働時間）」と「私用外出（労働時間外）」の区別はトラブルになりやすいため、備考欄への記録を徹底します。

区分	定義	記録・計算の扱い
遅刻	所定時刻より遅れて業務開始	実際の業務開始時刻を記録 （ノーワーク・ノーペイで控除）
早退	所定時刻より早く業務終了	業務終了時刻を記録 （ノーワーク・ノーペイで控除）
私用外出	業務時間中の私的な中抜け	開始・終了時刻を記録し労働時間から除外

テレワーク時の中抜け記入例

在宅勤務では、育児や通院などで業務を一時中断する「中抜け」が発生しがちです。これは通常の休憩時間とは別に記録し、実働時間から除外する必要があります。
【記入例】
・始業：09:00
・休憩：12:00～13:00（1時間）
・中抜け：14:00～15:00（1時間・私用）
・終業：19:00

このケースでは、拘束時間は10時間ですが、休憩と中抜けの計2時間を引き、実働は8時間となります。会社のルール（就業規則）に基づき、開始・終了時刻を正確に残すことが重要です。

勤怠管理の3大トラブルと対策

勤怠管理において、企業の独自ルールや慣習が法律違反となり、トラブルに発展するケースは後を絶ちません。特に「時間の切り捨て」や「休憩時間の扱い」は、労使間だけでなく労働基準監督署からも厳しくチェックされるポイントです。
ここでは、多くの企業が陥りやすい3つのトラブル事例と、それを防ぐための正しい対策について解説します。

不適切な端数処理（丸め込み）

日々の労働時間を「15分単位」や「30分単位」で切り捨てて記録・計算することは、労働基準法違反となります。労働時間は原則として1分単位で把握し、賃金を支払わなければなりません。
例えば、毎日14分の残業を切り捨てていると、月20日勤務で合計280分（約4.5時間）の未払い賃金が発生します。これが全従業員分、かつ数年分となれば莫大な金額になります。
対策として、日々の打刻は1分単位で記録するシステムを採用しましょう。なお、1か月の総労働時間の端数（30分未満切り捨て、30分以上切り上げ）の処理だけは例外的に認められています。

休憩時間の一律控除

「昼休みは全員一律で1時間引く」という運用も、実態と乖離している場合は違法となるリスクが高いです。電話番や来客対応のために席を離れられない状況であれば、それは「手待ち時間」として労働時間に含まれるからです。
また、システム上で休憩時間を自動控除している場合、実際に休憩が取れていなくても控除されてしまい、未払い賃金トラブルに直結します。
対策として、休憩を完全に自由に利用できる状態（労働からの解放）を保証することが必要です。もし対応が必要な場合は、別途時間をずらして休憩を取らせるか、労働時間として賃金を支払うルールを徹底します。
さらに、「一斉休憩の原則」という方針も存在します。本来、休憩は一斉に与えるのが原則ですが、サービス業においては「労使協定」を締結することで、交代制の休憩が可能になります。飲食店やアパレル業などでは、特に確認が必要です。

自己申告と実働の乖離

自己申告（手書きやWEB申請）の退勤時間と、実際の退社時間やPCログに大きなズレがある場合、隠れ残業（サービス残業）を疑われます。
「仕事が終わらないのでタイムカードを切ってから残業した」というケースでも、会社がそれを黙認していれば「黙示の残業指示」があったとみなされ、残業代の支払い義務が生じます。
対策として、ICカードやPCログなどの客観的な記録と、自己申告の時間を定期的に突き合わせるチェックが必要です。乖離がある場合は本人に理由を確認し、必要に応じて記録を修正する運用フローを構築しましょう。

勤怠表の保存期間とルール

勤怠表は、給与計算が終われば不要になるわけではありません。労働基準法により、原則として「5年」保存することが義務化されています。
この保存期間を過ぎる前に廃棄してしまうと、万が一の労務トラブル発生時に事実関係を証明できず、企業が甚大な不利益を被る可能性があります。ここでは、法改正による最新の保存期間や、電子データとして保存する際の法的要件について解説します。

電子保存の要件（三原則）

勤怠表を紙ではなく、サーバーやクラウド上のデータとして保存することも認められています。ただし、単にファイルがあればよいわけではなく、「電子帳簿保存法」などに準拠した管理が必要です。
電子保存には、主に以下の3つの要件を満たす必要があります。
・真実性の確保
訂正や削除の履歴が残るシステムを使用するか、タイムスタンプを付与して、改ざんを防ぐこと。
・可視性の確保
ディスプレイやプリンターを使い、いつでも明瞭な状態で速やかに確認・印刷できること。
・検索性の確保
「取引年月日」「金額」「氏名」などの条件で、データを容易に検索できること。

エクセルで管理する場合、改ざん防止の観点で要件を満たすのが難しいため、PDF化やログ管理ができるシステムの利用が望ましいです。

退職者のデータ管理

意外と見落としがちなのが、退職者の勤怠データです。従業員が退職した後も、在職中の勤怠記録は法律に基づき保存し続ける義務があります。
未払い残業代の請求トラブルは、在職中よりも退職後に発生するケースが圧倒的に多いためです。退職と同時にアカウントを削除し、データまで消去してしまうと、訴えられた際に反証する材料を失います。
クラウドシステムを利用している場合は、「退職者データの保持機能」があるか、または退職時にデータをCSVやPDFで一括出力できるかを確認しておきましょう。

労働基準監督署の調査対策

労働基準監督署（労基署）の調査では、勤怠表が最も重要な証拠資料として扱われます。記載内容に矛盾や不備があれば、是正勧告や指導の対象となり、企業活動に大きな影響を及ぼします。
調査官は、単に数字を見るだけでなく、その裏にある勤務実態を厳しくチェックします。ここでは、労基署が重点的に確認するポイントと、日頃から備えておくべき対策について解説します。

36協定との整合性

勤怠表に記録された残業時間は、「36協定（時間外・休日労働に関する協定届）」で定めた上限の範囲内でなければなりません。協定の内容を超えた残業は、労働基準法違反の動かぬ証拠となります。
特に注意が必要なのは、「特別条項」の適用ルールです。
・限度時間：月45時間・年360時間以内か
・特別条項：臨時的な事情で休日労働が発生した場合でも、月100時間未満・2〜6か月平均80時間以内か

勤怠表の集計結果がこれらの上限を超えていないか、毎月必ず確認してください。もし超過しそうな場合は、業務分担の見直しや、事前に特別条項の発動手続きを行うなど、即座に対応する必要があります。

不自然な打刻パターンの回避

調査官は、勤怠記録の「不自然な規則性」に目を光らせます。例えば、毎日全員が定時である「18:00」ぴったりに退勤しているような記録は、実態を反映していない「虚偽記載」や「定時退勤の強要」を疑われます。
また、手書き修正や事後入力が多すぎる場合も注意が必要です。「打刻忘れ」として処理されていても、実際にはPCのログオフ時間が深夜であれば、サービス残業の隠蔽とみなされます。
対策として、客観的な記録（ICカードやPCログ）を原則とし、修正が必要な場合は必ず具体的な理由（直行直帰、機械トラブルなど）を備考欄に残す運用を徹底しましょう。

事前セルフチェックリスト

労基署の調査は予告なく行われることもあります。日頃から以下のチェックリストを用いて、勤怠管理に不備がないか自主点検を行うことが最良の対策です。

【勤怠管理セルフチェックリスト】
・客観性の確保：自己申告ではなく、タイムカード等の客観的記録に基づいているか
・3帳簿の整合性：勤怠表、賃金台帳、労働者名簿の内容に矛盾がないか
・休憩の取得：法定通りの休憩時間が実際に取れているか（6時間超で45分、8時間超で1時間）
・残業代計算：1分単位で計算され、未払いが発生していないか
・36協定の遵守：残業時間が協定の上限を超えていないか

これらを定期的に確認し、問題があれば遡って修正・清算しておくことで、指摘されるリスクを大幅に減らせます。

エクセル管理 vs クラウドシステム

勤怠管理の方法として、多くの企業が初期段階で採用するのがエクセルです。しかし、組織の規模が大きくなるにつれて、管理の煩雑さや法対応の難しさから、クラウドシステムへ移行するケースが増えています。
「自社にはどちらが合っているのか？」を判断するために、それぞれの特徴やコスト、切り替えのタイミングを見極める基準について解説します。

エクセル管理のメリットと限界

エクセルによる管理の最大のメリットは、導入コストがかからないことです。普段使い慣れているソフトで、自社のルールに合わせて自由にフォーマットを作成・変更できる柔軟性もあります。
一方で、法的なリスク管理の面では限界があります。
・法改正への対応：法律が変わるたびに手動で計算式を修正する必要があり、ミスが起きやすい。
・属人化のリスク：担当者しか計算ロジックが分からず、退職時に混乱する。
・セキュリティ：ファイルの紛失や改ざん、コピーが容易にできてしまう。

従業員数が少なく、計算ルールが単純な場合は有効ですが、複雑な労務管理には不向きといえます。

導入判断の目安（人数・コスト）

エクセルからシステムへ切り替えるべきタイミングは、一般的に「従業員数10〜30名」が目安とされています。この規模を超えると、集計作業にかかる人件費が、システム利用料を上回るようになるためです。

従業員数	推奨管理方法	理由・状況
10名未満	エクセル	コスト優先。手動計算でも管理可能な範囲。
10〜30名	切り替え検討	集計ミスや工数が増え始める。リスク管理が必要。
30名以上	クラウドシステム	エクセルは限界。費用対効果が明確に出る段階。

クラウド勤怠システムの費用相場は、従業員1人あたり月額300円〜500円程度です。毎月の集計作業に数時間を費やしているなら、システム化した方がトータルコストは安くなるケースがほとんどです。

システム導入のメリット

勤怠管理システムを導入するメリットは、単なる業務効率化だけではありません。コンプライアンス強化と経営判断のスピードアップに大きく寄与します。
・集計の自動化：打刻データから残業や休日出勤を自動計算し、給与ソフトへ連携できるため、人的ミスがゼロになります。
・法改正の自動対応：システム側でアップデートされるため、常に最新の法律に準拠した管理が可能です。
・リアルタイム管理：月の途中でも残業超過のアラートを出せるため、月末の「予期せぬ長時間労働」を未然に防げます。

管理部門の負担を減らしつつ、正確な労務管理を実現するための強力なツールとなります。

まとめ：適正な勤怠管理のために

勤怠表は、単なる時間の記録用紙ではありません。それは、従業員の健康を守り、企業を労務リスクから守るための「盾」となる重要な公的記録です。ずさんな管理は、未払い賃金トラブルや法的な処罰など、経営を揺るがす大きなリスクを招きます。
本記事で解説した重要なポイントをおさらいします。
・1分単位の記録：日々の切り捨ては違法。原則1分単位で計算する。
・客観的な記録：自己申告に依存せず、タイムカードやシステムログを活用する。
・休憩・残業の区分：法定内外の残業や、手待ち時間ではない休憩を明確にする。
・36協定の遵守：設定した上限時間を超えないよう、月次でモニタリングする。
・5年間の保存：法改正に対応し、退職者のデータも含めて適切に保管する。

「うちは大丈夫」と思っていても、法律の解釈や運用ルールには意外な落とし穴があるものです。まずは、現在の勤怠表や管理フローがガイドラインに適合しているか、セルフチェックから始めてみてください。
従業員数が10名を超えているなら、エクセル管理からクラウド勤怠システムへの移行を検討するのも一つの解決策です。正確で効率的な勤怠管理体制を整えることは、従業員が安心して働ける環境づくりの第一歩となります。

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