店舗拡大に伴い本部管理がひっ迫。AI採用管理×自動監査で本部工数を最大90％削減した活用事例

1.抱えている課題

約120店舗を運営する中で、採用管理と監査という2つの本部業務が限界を迎えていました。採用では複数媒体の応募をスプレッドシートで手集計する作業に多くの人員を割いており、情報を整理するだけで相当な工数が発生していました。監査においては、以前使用していたレジでスタッフによる横領が発覚したことを機に、管理部全員が毎朝30分〜1時間の入金チェックをルーティン業務として担う体制を敷かざるを得ない状況に。抑止力として現場にも徹底周知していたものの、店舗数が増えるほど工数は雪だるま式に膨らみ、店舗数を拡大する上でこの手法には限界を感じていました。

2.ダイニーAIエージェントの活用を決めた理由

飲食店経営において「理想はわかっているが、工数が増えるからできない」という壁は常につきまといます。その課題を根本から解消できると感じたのが、ダイニーのAIエージェントでした。採用管理から監査まで複数の本部業務を一気通貫で自動化できる点に加え、すでに導入していたダイニーPOSとのデータ連携により、決済情報とレジデータの自動突合など、これまでしたかったことが実現できる点が活用の決め手となりました。

3.活用方法と工夫

・採用管理の一元化とカレンダー連携
複数媒体のすべての情報がダイニーの管理画面ひとつに集約され、採用候補者への自動返信から面接日程の設定までAIが一気通貫で処理されるようになりました。社内のGoogleカレンダーとも連携し、店長・マネージャーの予定を確認した上で面接枠を自動設定する仕組みにより、採用業務全体で約40%の工数削減を実現しました。
また採用媒体ごとの入社率・離職率・採用単価まで自動分析されるため、スプレッドシートで人を使って集計していた作業がなくなり、AIと壁打ちしながら出稿予算を最適化できるようになりました。

・AI監査で”毎朝の1時間”を丸ごと削減
スタッフが銀行入金時の明細写真を送るだけで、AIが各社の決済データ・現金・POSデータ・赤伝票をすべて自動照合し、異常があれば即アラートが上がるようになっています。これまで管理部スタッフ約10名が毎朝30分〜1時間費やしていた入金チェックが約90%削減される見通しで、機能としては完璧だと感じています。不正検知もAIが担うことで、手動監査体制そのものが不要になり、経営リスクへの対処を仕組みとして完結させることができるようになりました。

4.数字で見る成果

採用業務の約40%削減、監査業務の約90%削減という数字以上に、規模拡大への対応力こそが最大の成果です。現在弊社はエリアを7ブロックに分けていて、各ブロック1名の責任者を置き、計7名体制で約120店舗を管理していますが、AIエージェントを活用することで、このままの人員で250店舗までは対応できると見込んでいます。もしAIエージェントがなければ、2倍の人員となる14名が必要だと試算していたため、浮いた7名分の人件費を現場スタッフの給与やお客さまへの投資に還元できることは、飲食店経営において本質的な意味を持ちます。

5.今後の展望

次に見据えているのが、性格診断と採用・勤怠データの連携による採用精度の向上です。どういう人材が定着しやすく、どういう人材が早期離職につながるかをデータで可視化し、「採る・採らない」の基準をAIによって判断できる仕組みを構築できれば、育成コストの削減と組織の底上げに直結すると考えています。自動化できる業務を一つひとつ積み上げることで、現場とお客さまに集中できる組織づくりをめざします。

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