バックオフィス業務を1人は限界。AIが自動で仕組み化構築を実現した方法

企業プロフィール

【店舗名】株式会社casual

【業態】  居酒屋など

【規模】  12店舗

【担当者】代表取締役 源 雄斐さま

【導入サービス】

1.抱えている課題

創業当初に整備しておくべきだったバックオフィスの仕組みが、10店舗まで拡大する過程で追いつかなくなっていました。売上報告・清掃報告・口コミ対応など用途ごとに乱立した数十個あるLINEグループは、情報が流れるだけで誰も管理しきれておらず、入金の細かいズレや請求書の支払い漏れ”気づいたときには大きな問題になっているという状態が続いていました。そのしわ寄せをすべて受けていたのがバックオフィスの担当者1人で、かなり疲弊させてしまっていたのは、経営者として反省すべき点でした。店舗数が増えると確認業務の優先順位はどうしても下がるが、その構造的な問題を解決しない限り、店舗拡大に伴って組織が壊れていくという危機感がありました。

2.ダイニーAIエージェントの活用を決めた理由

店舗のオペレーションは一切変えることなく、AIを追加するだけで済むという手軽さが、忙しい現場運営の中で活用のハードルを大きく下げました。また、以前から自社でAI活用を検討していましたが、APIとPOSデータが繋がらないと、結局スプレッドシートで自分たちしか見れない情報を管理するだけになり、見なくなると、ツールの孤立化を懸念していました。しかし、ダイニーのAIエージェントはPOSデータとリアルタイムで連携することができるため、仕組み化できると確信し、活用を決めました。

3.活用方法と工夫

・日報・入金チェックの自動化
レジ締め直後にLINEグループへ速報が届き、日報入力の抜け漏れを防ぐよう仕組み化しました。さらに、店舗スタッフが入金封筒の写真をLINEにあげるだけで、ダイニーのAIがPOSデータと自動照合し、金種別のズレをリアルタイムで検知・記録まで完結してくれます。画像さえあげればOKという状態が実現したことで、これまで属人的になっていた本部への報告業務が大幅に標準化されました。

・請求書管理の仕組み化
各店舗に届く請求書の写真をLINEグループにあげるだけで、店舗の紐付けや仕分けが自動処理され、記録が順次蓄積されます。これまで請求書管理に1日1～2時間かかっていましたが、自動化されてスタッフがすべき作業時間が0となりました。

4.数字で見る成果

ダイニーAIエージェントの活用から約2ヶ月で、入金ズレや請求書の支払い漏れは月20件から1件もしくは0件へと大幅に減少。バックオフィス1人が担っていた報告確認業務は、これまで1日あたり1時間かかっていたところが、1日あたりの作業時間が5分にまで圧縮されました。

5.今後の展望

直近は、数十個あるLINEグループを、ダイニーワークスペースに一元化することを最優先で進めたいと考えています。ツールが分散している限り、どこかで情報が抜け落ちる構造は変わらないので、AIエージェントとの連携も含めてすべてが一画面で完結する環境を早期に整えることが、店舗拡大する上での土台になると考えています。また、現在は月1回・約1週間をかけて10店舗すべてを社長自ら巡回している臨店業務についても、臨店AIエージェントの本格活用によって早期に効率化したいと考えています。

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